Zapier là một nền tảng tự động hóa không cần code, cho phép người dùng kết nối các ứng dụng yêu thích để tự động hóa quy trình làm việc (workflow). Với hơn 5,000 ứng dụng tích hợp như Slack, Google Sheets, Trello, Salesforce, và HubSpot,… Nền tảng no-code giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, và đơn giản hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Trong bài viết này, hãy cùng IDIGI khám phá xem nền tảng này là gì, cách nó hoạt động, các tính năng nổi bật và cách bạn có thể sử dụng nó để tự động hóa công việc hiệu quả hơn.
Zapier hoạt động như thế nào?
Sản phẩm hoạt động thông qua các quy trình tự động hóa được gọi là Zaps. Mỗi Zaps bao gồm:
- Trigger (Kích hoạt): Một sự kiện trong một ứng dụng khởi động quy trình (ví dụ: nhận email mới trong Gmail).
- Action (Hành động): Hành động được thực hiện trong một ứng dụng khác (ví dụ: thêm dữ liệu vào Google Sheets).
Ví dụ, bạn có thể tạo một Zap để tự động gửi thông báo đến kênh Slack khi có khách hàng tiềm năng mới được thêm vào HubSpot. Công cụ tự động hóa hỗ trợ cả Zaps đơn bước (kết nối hai ứng dụng) và Zaps đa bước (kết nối nhiều ứng dụng với logic điều kiện).
Ví dụ thực tế về Zaps
- Tích hợp với Google Sheets: Tự động lưu thông tin từ biểu mẫu Google Forms vào Google Sheets để quản lý dữ liệu.
- Tích hợp với Slack: Gửi thông báo đến Slack mỗi khi có đơn hàng mới trên Shopify.
- Tích hợp với Trello: Tạo thẻ Trello mới khi nhận được email quan trọng trong Gmail.
Lợi ích khi sử dụng
Zapier mang lại nhiều lợi ích cho các cá nhân và doanh nghiệp, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thời gian xử lý thủ công.
- Tăng năng suất: Cho phép đội ngũ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược thay vì công việc hành chính.
- Không cần code: Người dùng không cần kiến thức lập trình vẫn có thể tạo các quy trình phức tạp.
- Tích hợp đa dạng: Hỗ trợ hơn 5,000 ứng dụng, từ các công cụ tiếp thị (HubSpot, Mailchimp) đến quản lý dự án (Asana, Trello) và thương mại điện tử (Shopify, WooCommerce).
- Linh hoạt: Gói miễn phí và trả phí phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Zapier là nền tảng tự động hóa không cần code
Tổng hợp tính năng của Zapier
Zapier không chỉ là công cụ kết nối ứng dụng, mà còn cung cấp các tính năng nâng cao để tối ưu hóa quy trình làm việc:
- Multi-step Zaps: Tạo các quy trình phức tạp với nhiều hành động và logic điều kiện.
- Logic điều kiện (Filters và Paths): Chỉ chạy hành động khi đáp ứng các điều kiện cụ thể (ví dụ: chỉ gửi thông báo cho các email chứa từ khóa “khách hàng”).
- Webhooks: Dành cho người dùng nâng cao, cho phép tích hợp với các ứng dụng không được hỗ trợ trực tiếp.
- Gói miễn phí: Bao gồm 100 tác vụ mỗi tháng, phù hợp cho người dùng cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.
- Tích hợp API: Kết nối với các hệ thống tùy chỉnh cho các nhà phát triển.
Đối tượng nhắm đến?
Zapier phù hợp với nhiều nhóm người dùng, bao gồm:
- Nhà tiếp thị: Tự động hóa email marketing, quản lý khách hàng tiềm năng, và theo dõi chiến dịch.
- Chủ doanh nghiệp nhỏ: Tối ưu hóa quy trình kinh doanh như quản lý đơn hàng, lập hóa đơn, và chăm sóc khách hàng.
- Quản lý dự án: Kết nối các công cụ như Trello, Asana, hoặc Monday.com để tự động hóa cập nhật trạng thái dự án.
- Lập trình viên: Sử dụng API và webhooks để tạo các tích hợp tùy chỉnh.
Hướng dẫn tạo một Zap cơ bản
Để bắt đầu với Zapier, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
- Đăng ký tài khoản: Truy cập zapier.com và tạo tài khoản miễn phí.
- Chọn Trigger: Chọn ứng dụng và sự kiện kích hoạt (ví dụ: “Nhận email mới” trong Gmail).
- Chọn Action: Chọn ứng dụng và hành động (ví dụ: “Tạo hàng mới” trong Google Sheets).
- Kết nối tài khoản: Liên kết các ứng dụng với Zapier bằng tài khoản của bạn.
- Kiểm tra và kích hoạt: Kiểm tra Zap để đảm bảo hoạt động đúng và bật nó lên.
Ví dụ: Tự động hóa thông báo Slack
- Trigger: Nhận khách hàng tiềm năng mới trong HubSpot.
- Action: Gửi tin nhắn đến kênh Slack với thông tin chi tiết về khách hàng.
- Kết quả: Đội ngũ bán hàng nhận thông báo tức thì, giúp phản hồi nhanh hơn.
Bạn có thể tự động hóa các tác vụ lặp lại như gửi email, cập nhật dữ liệu
Zapier so với các công cụ tự động hóa khác
Zapier không phải là công cụ tự động hóa duy nhất trên thị trường.
- So với Make (Integromat): Make cung cấp giao diện trực quan hơn và hỗ trợ các tích hợp phức tạp, nhưng Zapier thân thiện hơn với người mới và có nhiều ứng dụng tích hợp hơn.
- So với IFTTT: IFTTT phù hợp cho các tác vụ cá nhân đơn giản, trong khi Zapier mạnh hơn cho các quy trình kinh doanh phức tạp.
- So với Power Automate: Power Automate tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft, nhưng bên kia lại linh hoạt hơn với các ứng dụng bên ngoài.
Zapier giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất
Các tích hợp phổ biến
Zapier hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc trong các ngành khác nhau:
- Slack: Tự động gửi thông báo hoặc cập nhật trạng thái dự án.
- Google Sheets: Lưu trữ dữ liệu từ các biểu mẫu hoặc CRM.
- Trello: Tạo thẻ mới hoặc cập nhật trạng thái khi có sự kiện từ các ứng dụng khác.
- HubSpot: Tự động hóa quản lý khách hàng tiềm năng và theo dõi chiến dịch.
Zapier mang đến giải pháp tự động hóa linh hoạt
Câu hỏi thường gặp
Sản phẩm có miễn phí không?
Có, Zapier cung cấp gói miễn phí với 100 tác vụ mỗi tháng. Các gói trả phí mở khóa thêm tính năng và tác vụ.
Sản phẩm này tích hợp với những ứng dụng nào?
Nền tảng hỗ trợ hơn 5,000 ứng dụng, bao gồm Slack, Google Sheets, Trello, Salesforce, và nhiều ứng dụng khác.
Làm thế nào để tạo một Zap?
Bạn chỉ cần chọn trigger, action, kết nối tài khoản, và kích hoạt Zap.
>>> Xem Thêm: Hướng dẫn tối Ưu Email Marketing với Getresponse
Kết Luận
Zapier là một công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, và tăng năng suất mà không cần kỹ năng lập trình. Với khả năng tích hợp hơn 5,000 ứng dụng và các tính năng như multi-step Zaps, nền tảng này phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Hãy bắt đầu với tài khoản miễn phí trên trang chủ của sản phẩm và khám phá phương thức có thể thay đổi tư duy làm việc của bạn.
